정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성하여 송신 또는 수신하거나 저장된 정보를 말한다.
전자문서에는 전자서명이 있어야 하며, 그것도 공인인증서에 기초한 공인된 전자서명이 있어야 한다.
전자화문서는 종이문서를 스캔하여 정보처리시스템에서 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서를 말한다.
전자문서와 전자화문서에 대한 공증사무는 법무부장관이 지정한 공증인(지정공증인)만 처리할 수 있다.
스캐너 등 일정한 설비를 갖추어야 지정공증인이 될 수 있다.
전자공증은 법무부장관이 관리하는 전자공증시스템 (http://enotary.moj.go.kr) 이용하여야 한다.
전자문서에 대한 인증을 촉탁하려면 촉탁인은 전자공증시스템에 접속하여 촉탁절차를 진행하여야 한다.
또한 인증받을 전자문서를 전자문서의 표준형식으로 전환하고, 전자서명을 하여야 한다.
촉탁인이나 대리인이 공증인 사무소에 출석하여야 후속 절차가 진행된다.
촉탁인이나 대리인이 출석하면 공증인은 주민등록증 등 증명서에 의하여 본인이 맞는지를 확인하고, 다음으로 전자문서의 전자서명이 본인의 진정한 의사에 기한 것인지를 확인하며, 그 후에 전자인증을 부여한다.
전자문서로 작성된 정관에 대하여는 전자문서 인증의 기회에 정관의 인증절차를 밟아야 하고, 전자문서로 작성된 의사록에 대하여는 역시 의사록 인증의 절차를 밟아야 한다.
<발췌: 대한공증인협회>