주식회사 발기인이 작성한 원시정관은 공증인의 인증을 받음으로써 효력이 생긴다. 다만 자본금 총액이 10억원 미만인 회사를 발기설립의 방법으로 설립하는 경우에는 정관에 기명날인 또는 서명함으로써 효력이 생긴다.
유한회사의 원시정관도 인증받아야 한다.정관 인증의 대상은 원시정관이며, 회사의 성립 후 변경된 정관은 정관 인증의 대상이 아니다. 정관인증은 사서증서 인증의 하나로서 정관의 진정성립을 증명하며, 더 나아가 정관의 존재와 내용을 증명한다.정관을 인증하는 경우 공증인은 정관의 내용을 심사하여야 한다. 절대적 기재사항의 기재가 누락되어 정관이 무효는 아닌지, 정관의 내용이 상법 기타 법령에 위반되지는 않는지, 무효 또는 취소사유가 있지는 않은지 충분히 검토하여야 한다. 그렇다고 정관의 정확성이나 적정성까지 심사하는 것은 아니다.
특히 주의하여 심사할 사항은 다음과 같다.
① 발기인 전원의 기명날인 또는 서명 여부
② 정관의 절대적 기재사항의 누락 여부
③ 목적에 영리 행위 외에 장학사업, 선교사업, 사회복지사업 등이 포함되어 있는지 여부
④ 목적의 위법 여부
⑤ 본점소재지 표시의 정확성 여부
⑥ 주식의 액면금이 정확한지 여부
⑦ 정관에 기재된 공고방법으로서 일간신문이 실제로 존재하는지 여부
⑧ 전자공고를 기재한 경우 회사의 인터넷홈페이지인지 여부
⑨ 전자공고의 경우 보충적 공고방법으로 일간신문을 기재하였는지 여부
⑩ 이사, 감사의 임기와 수가 위법한지 여부
⑪ 대표이사 결정방법이 위법한지 여부
⑫ 의결정족수, 의결방법이 강행법규에 위배되는지 여부
공증인은 정관 2통을 제출받아야 하며, 촉탁인 또는 대리인으로 하여금 공증인 앞에서 각 정관에 발기인이 기명날인 또는 서명하였음을 확인하게 하고 그 사실을 적는 방법으로 인증한다.
공증인은 정관 인증서를 2통 작성하여 한 통은 공증인이 보존하고, 다른 한 통은 촉탁인이나 대리인에게 돌려준다.
촉탁인, 그 승계인, 증서의 취지에 관하여 법률상 이해관계가 있음을 증명한 사람은 공증인에게 정관 인증서 및 부속서류의 열람이나 등본의 교부를 신청할 수 있다.
<발췌: 대한공증인협회>